Yuk Belajar: Appreciate Kaizen-Japan Management: Maintenance, Continuous Improvement, and Innovation from your employee to your company

Terkadang organisasi masih bias dalam membedakan continuous improvement dan inovasi. Padahal ini cukup penting dalam meningkatkan pengetahuan terutama dalam apresiasi kinerja karyawan. Oleh karena itu, saya sampaikan disini, perbedaan yang mendasar yang landasi dari manajemen Jepang. Hal ini dapat dijelaskan dengan membaginya menjadi 3 berdasarkan fungsinya sesuai dengan manajemen jepang. (Imai, 1986, p. 6), yaitu:

1. Maintenance

a) Pengertian:

Performa seseorang yang berupa tugas yang diberikan oleh setiap orang harus dilakukan sesuai dengan Standard Operation Procedure (SOP). Ini berarti setiap orang harus bisa melakukan aturan, tugas, dan prosedur sesuai dengan operasi pada umumnya dan mengikuti SOP yang berlaku. Untuk menjaga tetap di dalam SOP dilakukan pelatihan dan kedisplinan (Imai, 1986, p. 6).

Kegiatan yang dilakukan adalah mencari pemecahan masalah yang terjadi di dalam pekerjaannya. Masalah yang dimaksudkan adalah masalah yang keluar dari Standard Operation Procedure yang harus di jalankan (SOP) maupun karena tidak ada SOP atau ada SOP namun tidak jelas. Kategori maintenance dapat terlihat dari kenyataan yang ada masih melakukan di bawah SOP, atau di dalam SOP. Tindakan ini ditujukan untuk menyelesaikan masalah (probelm solving) yang telah berulang kali terjadi di lapangan pekerjaan. Pada umumnya kegiatan belum dilakukan oleh karyawan lainnya tetapi merupakan keharusan. Karyawan diharapkan untuk tidak hanya menerima keluhan saja, tetapi mencari solusi dari permasalahan yang timbul.

b) Contoh:

l Supervisor opersional bagian pertamanan yang bertugas mengurus penyiraman tanaman. Ia melihat ada masalah dalam perbedaan kualitas antara karyawan A dan karyawan B. Karyawan A dapat membuat taman menjadi lebih asri, karena menyiram dengan merata dalam waktu 30 menit sesuai dengan SOP. Sedangkan karyawan B menyiram tidak merata dan membutuhkan waktu 50 menit (di luar SOP; jauh lebih lambat dari karyawan A). Hal ini baru disadari setelah karyawan A & B telah berkerja selama 1 tahun.

l Solusi: Dilakukan In House Training, berupa pelatihan peningkatan skill karyawan terhadap karyawan B dengan tujuan penyamarataan kemampuan antara karyawan dan sesuai dengan SOP.

l Kesimpulan contoh: berupa perbaikan namun masih tetap di dalam standar yang seharusnya.

2. Continous Improvement

a) Pengertian:

Improvement atau dengan kata lain Kaizen merupakan perbaikan atau peningkatan yang dilakukan secara terus menerus. Perbaikan dilakukan oleh semua orang, termasuk manajer dan karyawan. Filosofi ini berarti di dalam kehidupan kita harus terus ada perbaikan dalam pekerjaan, kehidupan sosial, dan kehidupan rumah tangga. (Imai, 1986, p. 3)

Kegiatan yang dimaksudkan dengan continues improvement adalah seseorang yang berusaha menyederhanakan atau memperbaiki SOP yang ada. Misalnya peningkatan waktu di dalam SOP yang dari 5 menit menjadi 3 menit dengan cara pemasangan teknologi baru dan segala peningkatan kecil secara berkala. Ia berhasil memberikan efisiensi yang signifikan. Hal-hal seperti inilah yang membedakan antara maintenance dengan continuous improvement.

Improvement juga mengatakan kepada kita bahwa hanya dengan secara terus menerus tetap sadar dan berbuat beratus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkan barang dan jasa yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena improvement bukan jalan pintas melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan (Cane, 1998, p. 265).

Dalam prakteknya organisasi sering mengenal kata: productivity improvement, kegiatan Total Quality Control, Quality Control, Zero Defects, Kamban (melakukan semua tepat waktu dalam produksi dan proses) sebagai kata-kata untuk melakukan perbaikan. Tetapi pada hakikatnya semua dapat dirangkum dengan satu kata yaitu: Improvement (Kaizen). Sehingga Kaizen bisa juga merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi yang terdiri dari:

ü Berorientasi pada pelanggan.

ü Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)

ü Robotik

ü Gugus kendali mutu (Quality control circle)

ü Sistem saran

ü Otomatisasi

ü Displin di tempat kerja

ü Pemeliharan produktiftas (total productivity maintenance)

ü Kamban

ü Penyempurnaan dan perbaikan mutu

ü Tepat waktu

ü Tanpa cacat (zero defects)

ü Kegiatan kelompok kecil

ü Hubungan kerjasama antara manajer dan karyawan

ü Peningkatan produktivitas

ü Pengembangan produk baru

b) Contoh:

l Supervisor operasional bagian pertamanan yang salah satu perkerjaannya diharuskan untuk mengkoordinasi 2 pegawai (supir & penyiram) untuk dapat menyiram tanaman menggunakan tanki air. Ia melihat biaya yang cukup besar untuk membayar 1 pegawai penyiram tanaman. Selain itu waktu penyiraman yang relatif lama. Ia kemudian membuat selang dengan shower yang dapat menyiram tanaman secara otomatis dengan tombol on off. Tetapi kemudian ia melihat lagi, selang tersebut menghamburkan air terlalu banyak. Ia kemudian memperbaiki lagi dengan tombol pengaturan besar kecil debit air. Berikutnya ia melihat area penyiraman terlalu luas dan tidak bisa dipakai untuk area kecil seperti taman konsumen. Ia membuat beberapa pilihan shower yang dapat diganti sesuai dengan medan penyiraman.

l Kesimpulan:

Terdapat proses improvement yang terjadi secara bertahap. Perbaikan dilakukan secara terus menerus. Bukan karena ada masalah yang muncul, tetapi lebih kepada kesadaran untuk memperbaiki yang sudah ada. Membuat suatu terobosan baru untuk peningkatan standar yang ada. Ia tidak hanya menjalankan tugasnya sesuai dengan SOP, tetapi meningkatkan standar dengan melakukan efisiensi dalam hal pegawai, debit air, dan waktu.

3. Inovasi

a) Pengertian:

Perbaikan yang dilakukan secara drastis di dalam status quo (keadaan yang tetap sebagaimana keadaannya sekarang atau sebelumnya) sebagai hasil dari investasi yang besar dalam bidang teknologi baru dan peralatan. Hasilnya pun dapat langsung diperhatikan karena memberikan satu revolusi baru tidak hanya kegiatan tetapi masuk dalam ranah sistem. Inovasi umumnya membutuhkan teknologi canggih dan biasanya ada investasi besar di dalamnya.

b) Contoh:

l Supervisor operasional bagian tanaman menilai bahwa truk tangki air dinilai tidak efisien: tidak hemat dalam biaya pegawai untuk penyiraman tanaman, air banyak tersiram di jalanan, membuat macet jalanan, dan menghabiskan waktu.

l Solusi: Pada saat itu, electronic water sprinkle timer (penyiram tanaman secara otomatis) belum dipakai di antara pengembang properti. Karena itu supervisor tersebut membuat atau memasukan teknologi tersebut di dalam divisinya.

l Kesimpulan: Membutuhkan banyak investasi dan mengubah sistem kerja namun berujung dengan hasil yang signifikan, dalam waktu (karena menggunakan timer) maupun jumlah air (pembatasan debit air) Hasil dapat langsung dirasakan, inovasi terkait dengan teknologi baru, dan dapat memberikan service excellence kepada customer.

B. Perbedaan persepsi di dalam fungsi kerja

Grafik 1. Persepsi Jepang di dalam fungsi kerja (1)

Grafik 2. Persepsi Jepang di dalam fungsi kerja (2)

Grafik 3. Persepsi Barat di dalam fungsi kerja

Sumber: Masaaki Imai (1986, p. 5-7)

C. Perbedaan Continuos Improvement & Inovasi

Tabel 1 Perbedaan antara continuos improvement dan innovation:

Point	Jenis
Point	Continuos Improvement	Inovasi
Efek/dampak	Jangka panjang dan tidak dramatis	Jangka pendek dan dramatis
Langkah	Langkah-langkah kecil	Langkah-langkah besar
Kerangka waktu	Berkelanjutan dan setahap demi setahap	Terputus-putus dan tidak akumulatif
Perubahan	Bertahap & Konstan	Mendadak & tidak stabil
Keikutsertaan	Semua orang dalam organisasi	Segelintir orang
Pendekatan	Kolektif, usaha kelompok, sistemik	Sendiri-sendiri, usaha individu, sporadis
Cara kerja	Perbaikan dan peningkatan mutu	Ganti baru, bangun ulang dari awal (karena tidak didukung sistem jelas)
Pencetusan	Secara konvensional	Terobosan teknologi, penemuan baru, dan teori baru
Syarat modal	Modal kecil menghasilkan hasil besar (tidak terbatas)	Perlu investasi besar untuk hasil besar
Orientasi kegiatan	Manusia (human-oriented)	Teknologi (technology & capital investment - oriented)

Sumber: Masaaki Imai (1986, p. 24)

Untuk mendapatkan hasil terbaik, continuos improvement dan inovasi dikombinasikan seperti ilustrasi di bawah (saling melengkapi).

Grafik 5 Inovasi saja

Sumber: Masaaki Imai (1986, p. 26)

Inovasi tanpa continuos improvement, kecenderungan terjadi penurunan dari standar minimum seiring waktu berjalan, jika tidak ada lompatan inovasi besar, maka dengan sendirinya akan ‘kandas’. Dengan kata lain, suatu inovasi begitu dipasangkan atau diinstal dinilai sebagai suatu inovasi yang baru, tetapi bersamaan dengan itu inovasi tersebut mengalami kemerosotan karena tergerus akan waktu. Oleh karen aitu diperlukan adanya pemeliharaan dan perbaikan di dalamnya.

Grafik 6 Inovasi disertai continuos improvement

Sumber: Masaaki Imai (1986, p. 27)

Inovasi disertai continuos improvement yang berkelanjutan dilakukan, ditambah lompatan dari Inovasi (berapapun tinggi lompatan), maka standar minimal tetap terjaga, bahkan standar baru dapat diterapkan lebih tinggi. Standar baru ini akan memberikan tantangan dan peningkatan.

Tabel 2 Perbedaan antara continuos improvement dan innovation (2)

Innnovation	Continuous Improvement
Creativity	Adaptability
Individualism	Teamwork (system approach)
Specialist-oriented	Generalist-oriented
Attentions to great leaps	Attention to details
Technology-oriented	People-oriented
Information : closed, proprietary	Information : open, shared
Functional (specialist) orientation	Cross-functional orientation
Seek new technology	Build on existing technology
Line + staff	Cross functional organization
Limited feedback	Comprehensive feedback

Sumber: Masaaki Imai (1986, p. 32)

Grafik 7 Persepsi produk dari inovasi dan continuos improvement Barat dan Jepang

Sumber: Masaaki Imai (1986, p. 31)

Budaya continuos improvement ini lebih banyak dilakukan oleh orang Jepang daripada orang Barat. Hal ini dikarenakan budaya masyarakat itu sendiri, Jepang lebih kolektivistik sedangkan budaya Barat lebih individual. Selain itu, orang Jepang lebih mementingkan kepada proses, sedangkan orang Barat mementingkan hasil akhir. Ini yang kemudian membuat pemikiran orang Jepang: “ Lebih susah untuk meningkatkan sales 10%, tetapi lebih mudah untuk memotong biaya perusahaan 10 % dengan mendapatkan efek yang lebih baik.” Orang Jepang menganggap lebih mudah untuk melakukan proses berkala tetapi dapat mengefisiensikan kinerja. Sedangkan orang Barat yang paling penting adanya suatu penemuan atau inovasi yang ekstrim yang dapat memberikan peningkatan secara luar biasa (Imai, 1986, p. 28).

Grafik 8 Perbedaan inovasi dan continuous improvement